Registro de jornada obligatorio: qué exige la ley y cómo cumplirlo sin papeles
Desde mayo de 2019 todas las empresas deben registrar cada día la hora de entrada y salida de su plantilla. Te contamos qué pide exactamente la ley, qué se arriesga quien no lo hace y qué cambiaría con el registro digital que prepara el Gobierno.
Actualizado el 19 de octubre de 2026
Qué dice la ley
El registro de jornada lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019. Desde el 12 de mayo de 2019, la empresa tiene que registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que tenga pactada.
La ley no impone un sistema concreto: puede ser papel, una hoja de cálculo, un reloj de fichar o una aplicación. Lo que sí exige es que el registro sea fiable, que no se pueda manipular después sin dejar rastro y que esté disponible cuando lo pidan.
A quién afecta
- A todas las empresas, sin importar su tamaño ni su sector. También a autónomos que tengan personas contratadas.
- A toda la plantilla: jornada completa, parcial, fijos discontinuos, personal en obra o en la calle y quien teletrabaja.
- Quedan fuera el personal de alta dirección y los autónomos sin asalariados (no hay a quién registrar).
Para los contratos a tiempo parcial la obligación es incluso anterior: el artículo 12.4 del Estatuto ya pedía registrar sus horas día a día y entregar un resumen mensual con la nómina.
Qué hay que registrar y cuánto tiempo guardarlo
| Obligación | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Hora de entrada y salida | Cada día y para cada persona. Si hay pausas que no cuentan como trabajo, conviene registrarlas también. |
| Conservarlo 4 años | Los registros se guardan durante cuatro años, no se pueden tirar al acabar el mes. |
| Tenerlo a disposición | De cada trabajador, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo cuando lo pidan. |
| Organizarlo con la plantilla | El sistema se decide por convenio, por acuerdo de empresa o, si no lo hay, por la empresa tras consultar a los representantes. |
Qué pasa si no se hace
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleja la realidad, es una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (artículo 7.5). Hoy se sanciona con multas de 751 € a 7.500 € por infracción.
Además del dinero, el registro es la prueba principal en cualquier reclamación de horas extra. Si la empresa no tiene un registro fiable, es difícil demostrar que las horas que reclama un trabajador no se hicieron.
La Inspección no solo mira si existe un registro: comprueba que sea creíble. Hojas firmadas a final de mes con el mismo horario todos los días, o fichajes que se corrigen sin dejar rastro, son precisamente lo que buscan.
¿Será obligatorio el fichaje digital?
El Gobierno prepara un real decreto que obligaría a llevar el registro en formato digital, con acceso a distancia para la Inspección y para la plantilla, y sin posibilidad de alterar los datos sin dejar constancia. A fecha de esta guía (octubre de 2026) no se ha publicado en el BOE, así que todavía no es obligatorio y el papel sigue siendo válido si es fiable.
Aun así, tiene sentido adelantarse: si se aprueba, el plazo de adaptación será corto, y un sistema digital ya resuelve hoy los dos problemas que más preocupan a la Inspección, la fiabilidad y el acceso rápido a los datos.
Cómo cumplir sin complicarte
- Elige un sistema que la gente use de verdad. Si fichar cuesta, se olvida. Fichar desde el móvil acercándolo a una etiqueta NFC o escaneando un QR en la entrada lleva dos segundos.
- Que las correcciones dejen rastro. Olvidarse de fichar es normal; lo importante es que la corrección quede registrada con quién la pidió, quién la aprobó y cuándo.
- Cuidado con la ubicación. Si el sistema usa el GPS, que solo registre la posición en el momento de fichar, no durante toda la jornada, e informa a la plantilla.
- Ten el informe a mano. Cuando llegue un requerimiento, poder sacar el registro de cualquier persona y periodo en un minuto evita sustos.
- Guarda cuatro años. Si usas papel, archívalo; si usas una aplicación, comprueba que conserva los datos ese tiempo.
Si tu plantilla trabaja en varias obras o centros, aprovecha el mismo fichaje para saber cuántas horas se van a cada proyecto. Es la misma información, y te sirve para presupuestar mejor.
Esta guía resume la normativa con carácter informativo. Para tu caso concreto, consulta tu convenio y a tu asesoría laboral.