App de fichaje para empleados: qué debe tener (y qué sobra)

Lo mínimo: que cumpla la ley

Desde 2019 toda empresa debe registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador y guardarlo cuatro años (te lo explicamos en nuestra guía del registro de jornada). Cualquier app que mires tiene que garantizar, como mínimo:

• Hora real del fichaje, tomada del servidor y no del reloj del móvil, que se puede cambiar.
• Correcciones con rastro: quién pidió el cambio, quién lo aprobó y cuándo. Un fichaje que se edita sin dejar huella no sirve ante la Inspección.
• Informe exportable por persona y periodo, para entregarlo cuando lo pidan.
• Acceso del trabajador a sus propios fichajes.
• Conservación de cuatro años, también si un día dejas de usarla: pregunta cómo te llevas tus datos.

Lo que hace que la gente la use

La mejor app es la que nadie se olvida de usar. Fíjate en:

• Fichar en dos segundos. Acercar el móvil a una etiqueta NFC o escanear un QR en la entrada es más rápido que abrir menús.
• Sin instalar nada, o casi. Si funciona desde el navegador del móvil, el alta es un enlace y no hay que pelearse con tiendas de aplicaciones ni con móviles antiguos.
• Pausas y salidas claras: comida, almuerzo, médico. Si solo hay «entrada» y «salida», las horas reales no cuadran.
• Que el trabajador vea sus horas del día y de la semana. Evita discusiones a fin de mes.
• Pedir vacaciones o corregir un olvido desde la app, en lugar de correos y notas.

La ubicación: útil, pero con cuidado

Comprobar que alguien ficha desde la obra o la oficina es razonable. Seguirle durante toda la jornada no lo es: la protección de datos exige que el control sea proporcionado. Lo sensato es que la app registre la posición solo en el momento de fichar y la compare con un radio alrededor del punto de fichaje, y que la empresa informe por escrito a la plantilla de cómo funciona.

Si trabajáis en obras o en varios centros

Aquí una app de fichaje se convierte en algo más que una obligación. Si cada fichaje lleva la obra o el centro de coste, al final del mes sabes cuántas horas se ha llevado cada proyecto, sin partes en papel. Es la base para calcular el coste real de mano de obra y presupuestar mejor el siguiente.

Si además tenéis vehículos, ver la flota en el mismo panel que el equipo evita tener dos herramientas para lo mismo.

Lo que sobra (y encarece)

• Relojes biométricos de huella o cara: caros, delicados de cara a protección de datos y poco prácticos en obra.
• Módulos de recursos humanos que no vas a usar: nóminas, evaluación del desempeño, organigramas. Si tienes 15 personas, probablemente no los necesitas.
• Permanencias largas en el control horario. Debe poder dejarse cuando quieras.

Cuánto cuesta

Muchas apps cobran por empleado y mes, y el precio sube con cada módulo. Para una pyme pequeña suele salir más claro un precio por tramos: en Movento, por ejemplo, son 19 € al mes hasta 10 empleados, 39 € hasta 25 y 69 € hasta 50, sin IVA y con 14 días de prueba.

Antes de decidir, pide una prueba con tu equipo real durante una o dos semanas. Lo que importa no es la lista de funciones, sino si a los quince días todo el mundo sigue fichando.